こんばんは。岡本大輔です。
本日の紹介はこちらです。
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プレジデント社 発売日 : 2013-10-30 |
【出会い】
帯広図書館で出会いました。
【本書紹介のねらい】
～Amazonより～
「言われる前に動く」「細かく言わなくても伝わる」「どんなタイプの上司にも合わせられる」……
秘書に求められる“気遣い"は、どんなビジネスパーソンでも身につけておいて損はない。
日本秘書協会が毎年選出する「ベストセクレタリー」(=日本一の秘書)を受賞した、
上場企業の役員秘書歴20年の著者が伝える、目からウロコの仕事術とは。
【目次より抜粋】
chapter1 お客様対応のオキテ
●プロ秘書は電話番号の「下四桁」を覚えている
●プロ秘書は「ニコ・キビ・ハキ」をモット－とする
●プロ秘書は「声色」を使い分ける
……
chapter2 上司に仕えるオキテ
●プロ秘書は「ゴミ箱」で上司の優先順位を知る
●プロ秘書は「ネガティブなサイン」を見つけることができる
●プロ秘書は相手の良い点を二つ見つける
……
chapter3 守秘義務と危機対応のオキテ
●プロ秘書は「お客様のクレーム」にこう答える
●プロ秘書は「取引先からのいただきもの」を自腹で買い取る
●プロ秘書は「かわいい情報漏えい」ができる
……
chapter4 華麗なる仕事のオキテ
●プロ秘書は「6W3H」で仕事を効率化する
●プロ秘書は「アポを入れてはいけない」間合いを知っている
●プロ秘書は「ゴルフ会」のお礼状をこう書く
……
chapter5 評価が上がる会話のオキテ
●プロ秘書は「復唱」で予防線を張る
●プロ秘書は「オープン&クローズド」質問を使い分ける
●プロ秘書は「神経質な上司」に変則的な問いかけをする
……
chapter6 癒やしをもたらす立ち居振る舞いのオキテ
●プロ秘書は浅くてもキレイな「お辞儀」をする
●プロ秘書は社風に合った「ワードローブ」を作る
●プロ秘書は視線を「肩の線」に外す
……
chapter7 明日を担う新人教育のオキテ
●プロ秘書は入社一年目の新人にまずこれを叩きこむ
●プロ秘書は新人がつまずくポイントを知っている
●プロ秘書は新人に先輩のフィルタを外させる
【気になった抜粋】
どんなに厄介な事態でも、「ここだけの話」「今回だけは」という例外をつくって、品物を渡したりするようなことがあってはいけません。
どんなに上司が有名でも、その秘書が知られている企業はほとんどありません、他人から見れば、「女性とふたりで新幹線に乗っていた」という”事実”しか残らないのです。
プロの秘書は「相手のミスを言及しない、自分のミスを弁明しない」ことをモットーとしています。
【響いた抜粋と学び】
著者の中村さんはコンサルタント会社の社長秘書を経た後、当時まだ100店舗の中堅企業だった株式会社壱番屋に入社しました。
秘書の経験を買われ、社長秘書に任命されます。
急成長の壱番屋において創業者 宗次徳二氏をはじめ、3代の社長に仕え、トップの側で上場も経験します。
中小企業の秘書実務と上場企業の秘書実務の両方を知る数少ない人物。
日本秘書協会(元)理事、ベストセクレタリー、日本秘書クラブ東海支部(元)役員、秘書技能指導者認定、サービス接遇指導者認定。
カレーハウスCoCo壱番屋(株式会社壱番屋)創業者(宗次夫妻)秘書です（執筆当時）。
秘書の本質は、上司が働きやすい環境作りのために動くこと、秘書に求められているのは、どこまでいっても「気遣い」なのです。
ケアマネジャーの仕事に若干関連するのかな、と思って読んでいました。
僕たちの仕事は僕たちが主役ではなくて、あくまでお客様とご家族様です。お客様とご家族様がサービスを利用することで生活が豊かになること、となるんですね。
豊かな生活を送る環境づくりととらえることができますかね。
私がそのとき行った、いわゆる「丁寧だけの電話対応」は、自己満足でしかなかったというわけです。
相手の名前と連絡先を聞いていたわけですが、この会社では不十分だったということです。相手の名前、いえいえ連絡先を見て、要件がわかっていないといけない、というものです。
ここまでいくにはかなりレベルをあげないといけませんね。
全社員がお客様に失礼のない同じレベルの対応をするためにはマニュアルが必要です、そのとおりにすれば、たしかに皆が「丁寧な対応をしている」という印象は残るでしょう、しかし、それではまだ不十分、お客様によって味の好みが違うように、一人ひとりに合わせた対応ができてこそ、はじめて本当のプロなのです。
これはパートや正社員など関係なしにできるのかな。そうだとしたらすごいな、と思います。
介護の職場で言うと、地域包括支援センターは全員で情報共有をしているんだとか。
数字の「一」は「イチ」、「七」は「ナナ」と発音するなど、聞き間違いの多い単語にも注意します。
これは僕も経験があります。
11時と17時を間違えられたことがありますね。
なので、それからは書いてあるように、イチとナナで分けるようにしました。
秘書は、第三者から秘書としての「適性がある」と見込まれないと、就けない色でもあります、その適性のひとつとして挙げられるのが、「どんな上司にも仕えられる」という点です。
上司の性格や人となりを理解するために役立つのは、「昔話」や「頻繁に出る話題」です。
上司の仕事をサポートしていくためには、何よりも観察が必要です、行動や発言、表情など、上司を見てわかることもありますが、上司周辺の「物」からヒントが得られるケースもあります、意外かもしれませんが、「ゴミ」が上司を理解するために役立つのです。
なるほど。
上司のゴミを見ることで、上司が不要と思っている情報がわかるということです。
ということは、営業に来た人が持っている情報を必要か不要か判断できる、ということですね。
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【編集後記】
今日は妻と一緒にソフトバンクに行ってからデートをしました。美味しい焼肉ランチでした。
ここまでお読みいただきありがとうございます。
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